Datenschutzerklärung
HFS Finanzservice GmbH – Datenschutzerklärung vom 25.05.2018
Mit dem 25.05.2018 tritt die EU-Verordnung 2016/679 „Datenschutzgrundverordnung“ (DSGVO) in Kraft. In Übereinstimmung mit der DSGVO informieren wir Sie in dieser Datenschutzerklärung über alle datenschutzrechtlichen Aspekte unseres Serviceangebots.
Wir erheben, verarbeiten und nutzen Ihre personenbezogenen Daten nur gemäß der nachfolgenden Datenschutzerklärung. Personenbezogene Daten in diesem Sinne sind alle Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person, wie z.B. Ihr Name, Ihre Telefonnummer, Ihre Adresse sowie weitere Informationen, die Sie uns zur Nutzung unserer Angebote durch Sie oder bei der Kontaktaufnahme über Sie mitteilen („personenbezogene Daten“).
Diese Datenschutzerklärung wurde durch den Datenschutzerklärungs-Generator der DGD Deutsche Gesellschaft für Datenschutz GmbH, die als Externer Datenschutzbeauftragter Berlin tätig ist, in Kooperation mit der RC GmbH, die gebrauchte Computer wiederverwertet und der Kanzlei WILDE BEUGER SOLMECKE | Rechtsanwälte erstellt.
Diese Webseite wird bei IONOS gehostet.
Es werden folgende Daten von Webseitenbesuchern erhoben, die direkt bei der Erhebung anonymisiert werden:
Referrer (zuvor besuchte Webseite), Angeforderte Webseite oder Datei, Browsertyp und Browserversion, Verwendetes Betriebssystem, Verwendeter Gerätetyp, Uhrzeit des Zugriffs, IP-Adresse in anonymisierter Form (wird nur zur Feststellung des Orts des Zugriffs verwendet).
Die Daten werden aus berechtigtem Interesse erhoben, um die Sicherheit und Stabilität des Angebots zu gewährleisten und den Webseitenbesuchern ein Höchstmaß an Qualität bereitstellen zu können.
Die Daten werden 8 Wochen gespeichert.
I. Verantwortlicher für die Datenverarbeitung
Die HFS Finanzservice GmbH ist Verantwortlicher für die Datenverarbeitung im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO.
II. Erhebung und Speicherung personengebundener Daten, sowie Art und Zweck ihrer Verwendung
1. Art der erfassten und gespeicherten personengebundenen Daten
Zur Kommunikation und Kontaktaufnahme mit Ihnen speichern wir die folgenden Personendaten:
- Name und Vorname
- Geschlecht (durch Anrede)
- Wohn-/ Postanschrift
- Festnetz-/ Mobilfunk-/ Faxnummer
- Emailadresse
Zur Finanzierungsberatung, Ermittlung der Kreditwürdigkeit bzw. der maximal möglichen Finanzierungshöhe, Ermittlung des Beleihungswerts der zu finanzierenden Immobilie und Erstellung einer möglichen Finanzierungslösung erfassen und speichern wir zusätzlich folgende personengebundene Daten:
- Geburtsdatum und -ort
- Staatsangehörigkeit und Familienstand
- Erwerbssituation (Beruf, Arbeitsverhältnis, Arbeitgeber)
- Einkünfte und Ausgaben
- Vermögen und Verbindlichkeiten
- Anzahl und Alter Ihrer Kinder (soweit diese noch unterhaltsberechtigt sind)
- Technische Angaben zu Ihrem Beleihungsobjekt (Art, Lage, Beschaffenheit, Ausstattung)
- Detaillierte Anschaffungs-/ Baukosten des Beleihungsobjekts und die Höhe des vorhandenen Eigenkapitals bzw. der zu erbringenden Eigenleistung
Im Falle einer Anschlussfinanzierung
Um die Kreditbeantragung für Sie in die Wege leiten zu können, werden darüber hinaus noch folgende personengebundene Daten erfasst und gespeichert:
- Voranschrift
- Ausweisdaten (Ausweisnummer, Ausstellende Behörde, Gültigkeitsdatum)
- Bankverbindung
- Exakte Adresse des Beleihungsobjekts
- Grundbuchangaben des Beleihungsobjekts
Um Sie während der Auszahlung Ihres Darlehens betreuen zu können, erfassen und speichern wir zusätzlich noch folgende personengebundene Daten:
- Auszahlungsbeträge und -zeitpunkte
- Datum der Vollauszahlung des Darlehens
- Bezugsfertigstellung des Beleihungsobjekts
Um Ihnen unseren Service für eine Anschlussfinanzierung erneut anbieten zu können, erfassen und speichern wir detaillierte Angaben zu der von uns vermittelten Finanzierung:
- Finanzierungsart
- Finanzierungsgeber
- Finanzierungsbetrag
- Ratenhöhe
- Zins- und Tilgungssatz
- Zeitraum der Zinsfestbindung
- Zeitpunkt der Vollauszahlung
- Dauer der tilgungsfreien Anlaufzeit
- Sicherheiten
2. Verarbeitung personengebundener Daten
Um Ihnen unseren Service anbieten zu können, ist es notwendig die von Ihnen unter Punkt 1 genannten Daten zu erfassen, zu speichern und zu verarbeiten. Dies geschieht gemäß Art. 6 Abs. 1 DSGVO zu folgenden Zwecken:
- Kontaktaufnahme und Kommunikation mit Ihnen
- Ermittlung der Kreditwürdigkeit bzw. des maximalen Kreditrahmens
- Erstellung von Finanzierungslösungen
- Vermittlung geeigneter Kreditgeber und Finanzierungsangebote
- Zur Prüfung Ihrer Identität
- Betreuung der Darlehensauszahlung
- Erinnerung an bevorstehende Anschlussfinanzierung und Serviceangebot
3. Bei Kontaktaufnahme wird Bookings verwendet.
Bookings ist eine Microsoft 365-App, d. h. alle Daten werden auf der Microsoft 365-Plattform und in Exchange gespeichert. Bookings folgt allen Datenspeicherungsrichtlinien, die von Microsoft festgelegt werden. Dabei handelt es sich um die gleichen Richtlinien wie alle Microsoft 365-Apps. Bookings verwendet freigegebene Postfächer in Exchange, um Kunden-, Mitarbeiter-, Dienst- und Termindetails zu speichern. Konformitätsrichtlinien für freigegebene Postfächer in Exchange gelten auch für Bookings-Postfächer. Alle Kundendaten (einschließlich der von Kunden bei der Buchung bereitgestellten Informationen) werden in Bookings erfasst und in der App gespeichert und daher in Exchange gespeichert. Microsoft Bookings verwendet die gleichen Richtlinien, die von Microsoft 365 verwendet werden, die Sie hier finden.
Um Ihnen unseren Service anbieten zu können, ist es notwendig die von Ihnen genannten Daten zu erfassen, zu speichern und zu verarbeiten. Dies geschieht gemäß Art. 6 Abs. 1 DSGVO zum Zweck der Kontaktaufnahme und Kommunikation mit Ihnen.
4. personengebundene Dokumente
Zur Beantragung einer Finanzierung bei einem Kreditgeber ist es notwendig, die unter Punkt 1 genannten personengebundenen Daten durch Dokumente zu belegen. Diese Dokumente werden bei uns eingescannt und in Ihrer elektronischen Kundenakte abgelegt. Bei diesen personengebundenen Dokumenten handelt es sich um:
- Verdienstbescheinigungen/ BWA, GuV/ Rentenbescheide
- Steuerbescheide
- Personalausweis/ Reisepass
- Bei anderen Staatsangehörigkeiten als Deutsch: Aufenthalts-/ Arbeitserlaubnis
- Heiratsverträge
- Arbeits-/ Ausbildungsverträge
- Verbeamtungsurkunden
- Kaufverträge, Darlehensverträge, Leasingverträge, Mietverträge
- Kauf-/ Bauvertrag des Beleihungsobjekts
- Baugenehmigung/ Baupläne
- Bautenstandsberichte/ Einzelkostenrechnungen
- Fotos des Beleihungsobjekts
Darüber hinaus werden von uns weitere personengebundene Dokumente zur Abwicklung der Finanzierungsvermittlung erstellt und im Original, sowie als elektronische Kopie in Ihrer Kundenakte aufbewahrt. Dies sind im Einzelnen:
- Darlehensvermittlungsvertrag
- Legitimationsprüfung
- Vorvertragliche Informationen
- Annahme der Datenschutzerklärung/ Einwilligung in die Datenverarbeitung
III. Weitergabe personengebundener Daten/ Dokumente an Dritte
Um Ihnen konkrete Finanzierungsangebote vorstellen zu können, ist es notwendig Ihre personengebundenen Daten an die folgenden Internetportale der Banken weiterzuleiten und in deren zugehörigem EDV-System zu speichern:
- Starpool/ Europace
- Finmas
- Diba-Portal
Zur Beantragung einer Finanzierung leiten wir Ihre personengebundenen Daten sowie die personengebundenen Dokumente an den potentiellen Kreditgeber (Banken/ Kreditinstitute) weiter.
Wenn Sie einen Mitarbeiter unseres Unternehmens auf ihrem/ seinem Mobiltelefon anrufen bzw. von deren/ dessen Mobiltelefon aus angerufen werden, wird Ihre Telefonnummer automatisch im Protokollspeicher des Mobiltelefons abgelegt. Dort kann die Nummer von diversen installierten Apps, wie z.B. Whatsapp ausgelesen und gespeichert/ verarbeitet werden.
Darüber hinaus erfolgt eine Weitergabe Ihrer Daten bzw. von Informationen zu Ihrem Finanzierungsvorgang nur im Rahmen der steuer- und handelsrechtlichen Vorschriften.
IV. Aufbewahrung/ Speicherung Ihrer personengebundenen Daten und Dokumente
Die Speicherung Ihrer personengebundenen Daten erfolgt in unserem betriebseigenen EDV-System, dass durch Firewalls und Passwörter vor unbefugtem Zugriff Dritter geschützt ist.
Die Aufbewahrung Ihrer personengebundenen Dokumente erfolgt elektronisch ebenfalls in unserem betriebseigenen EDV-System und im Fall von Printoriginalen in unseren alarmgesicherten Firmenräumlichkeiten.
Die Aufbewahrungsfristen von Daten und Dokumenten richten sich nach den handels- und steuerrechtlichen Vorschriften:
Wenn kein Darlehensabschluss erfolgt, werden die Daten und Dokumente 2 Jahre nach dem letzten Kontakt mit Ihnen zum Jahresende gelöscht bzw. vernichtet.
Wird ein Darlehensvertrag abgeschlossen, bewahren wir Daten und Dokumente bis zum Ablauf der Zinsfestbindung/ Zeitpunkt der Anschlussfinanzierung, mindestens jedoch für 10 Jahre auf. Soweit Sie uns nicht beauftragen eine Anschlussfinanzierung für Sie zu vermitteln, werden die Daten und Dokumente nach Ablauf dieser Zeit zum Jahresende gelöscht bzw. vernichtet.
V. Ihre Rechte
1. Recht auf Datenauskunft
Sie sind jederzeit gemäß Art. 15 DSGVO zur Auskunft über die zu Ihnen bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten berechtigt. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorien der zu Ihnen gespeicherten Daten, die Kategorien von Empfängern dieser Daten, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde, die Herkunft Ihrer Daten, sofern diese nicht bei Ihnen erhoben wurden, sowie ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen.
Weiter steht Ihnen gemäß Art. 20 DSGVO das Recht zu, Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen.
2. Recht auf Datenlöschung
Darüber hinaus können Sie nach Art. 17 DSGVO die Löschung personenbezogener Daten verlangen, soweit nicht die Verarbeitung/ Speicherung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.
3. Recht auf Sperrung/ Einschränkung der Verarbeitung
Ferner haben Sie das Recht, gemäß Art. 18 DSGVO Sperrung oder Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie deren Löschung aber ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie diese jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben.
VI. Folgen des Widerspruchs zur Datenverarbeitung
Widersprechen Sie der vollständigen oder teilweisen Speicherung, Verarbeitung und Weitergabe Ihrer personengebundenen Daten und Dokumente, kann ein ggf. mit Ihnen geschlossener Darlehensvermittlungsvertrag von unserer Seite nicht mehr erfüllt werden.
Wenn Sie der Speicherung und Verarbeitung Ihrer Daten wiedersprechen bzw. deren Löschung beantragen, ist es uns nicht mehr möglich Ihre Kreditwürdigkeit oder Ihren maximalen Kreditrahmen zu ermitteln. Ebenfalls können wir dann für Sie keine Finanzierungslösungen mehr erstellen.
Wenn Sie der Weitergabe Ihrer Daten wiedersprechen, können wir keine Finanzierungsangebote für Sie einholen bzw. Kreditanträge bei potentiellen Kreditgebern einreichen.
VII. Auswertung personengebundener Daten
Über die in Punkt I bis VI hinaus beschriebenen Aspekte nutzen wir Teile Ihrer Daten für betriebsinterne Auswertungen, um unsere Arbeitsweise, Werbemaßnahmen und unseren Service zu optimieren. In den so erstellten Auswertungen können Ihnen die verwendeten Daten nicht mehr zugeordnet werden. Ausgewertet werden z.B. die Anzahl der erfolgten Beratungen, die Anzahl der erfolgten Finanzierungsvermittlungen, die Höhe des Finanzierungsvolumens, etc.
VIII. Beauftragter für Datenschutz
Bei Fragen zur Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten, bei Auskünften, Berichtigung, Sperrung oder Löschung von Daten sowie Widerruf erteilter Einwilligungen wenden Sie sich bitte an